La nómina electrónica DIAN es obligatoria para los empleadores que quieren soportar sus pagos laborales como costo o deducción en renta. En esta guía te explicamos qué es el documento soporte de pago de nómina, quiénes están obligados a generarlo, cómo habilitarte en el sistema de la DIAN paso a paso y qué plazos debes cumplir cada mes.
La nómina electrónica es el mecanismo con el que la DIAN digitalizó el soporte de los pagos laborales en Colombia. Formalmente se llama documento soporte de pago de nómina electrónica y fue reglamentada por la Resolución DIAN 000013 de 2021 y sus modificaciones posteriores.
En la práctica funciona así: cada mes, el empleador genera un archivo XML en el formato oficial de la DIAN por cada trabajador, con sus devengados (salario, auxilio de transporte, horas extra, comisiones), sus deducciones (salud, pensión, retenciones, libranzas) y el neto pagado. Ese XML se firma digitalmente, se transmite al validador de la DIAN y, si pasa las reglas de validación, la DIAN lo registra y devuelve un documento validado con su CUNE (Código Único del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica), el identificador equivalente al CUFE de la factura electrónica.
El objetivo es doble: darle a la DIAN visibilidad sobre los pagos laborales reales y darle al empleador el soporte fiscal de sus costos y deducciones laborales en el impuesto de renta. Sin nómina electrónica transmitida y validada, esos pagos pueden ser rechazados como deducción.
Están obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica:
En cambio, un empleador que no es contribuyente de renta o que no pretende tomar los pagos laborales como deducción no está obligado a transmitirla, aunque puede hacerlo voluntariamente. En la duda, la posición segura para cualquier empresa formal es habilitarse y transmitir: la nómina que no se reporta es gasto que se pierde fiscalmente.
Ten presente que la nómina electrónica no reemplaza la PILA ni el desprendible de pago: son tres obligaciones distintas que salen de la misma liquidación de nómina.
Antes de poder transmitir nómina electrónica en producción, el empleador debe surtir un proceso de habilitación en el sistema de facturación electrónica de la DIAN. El flujo es el siguiente:
Verifica que el RUT de la empresa esté actualizado y que el representante legal cuente con su firma electrónica DIAN vigente, necesaria para gestionar trámites en línea.
Entra a dian.gov.co, opción Facturación electrónica, e inicia sesión a nombre de la empresa (NIT y credenciales del representante legal). La nómina electrónica se gestiona dentro del mismo portal que la factura electrónica.
En el menú de registro y habilitación, selecciona el documento «Nómina electrónica» y registra a la empresa como sujeto obligado a generar. Allí indicas el modo de operación: a través de un software propio, un proveedor tecnológico o la solución gratuita de la DIAN.
Al registrar el modo de operación, el sistema genera un identificador de software y datos técnicos (como el pin) que tu solución de nómina usará para firmar y transmitir los documentos. Si usas un software como GouJana, estos datos se configuran una sola vez.
En el ambiente de habilitación, el software debe transmitir un conjunto de documentos de prueba (nóminas individuales y notas de ajuste) que el validador de la DIAN debe aceptar. Cuando el set de pruebas se completa satisfactoriamente, la DIAN cambia el estado del empleador a habilitado.
Una vez habilitado, todos los documentos que transmitas quedan en el ambiente de producción con plena validez fiscal. A partir de ahí, la obligación es mensual y permanente.
La regla general de la Resolución 000013 de 2021 es simple:
Ejemplo: la nómina pagada en marzo se transmite a más tardar el décimo día hábil de abril. Dejarlo para el último día es arriesgado: si el validador rechaza documentos, necesitas margen para corregirlos, algo que explicamos en detalle en errores comunes de la nómina electrónica y cómo corregirlos.
Cada documento individual incluye, entre otros datos:
Cuando un documento ya validado tiene errores, no se «edita»: se corrige con una nota de ajuste de nómina electrónica, que reemplaza o elimina el documento original ante la DIAN.
Las consecuencias de incumplir van por dos vías:
Por el costo fiscal que implica, mantener la nómina electrónica al día es tan importante como pagar la seguridad social a tiempo.
Generar los XML a mano o con la solución básica trabajador por trabajador es viable solo para nóminas mínimas. Con un software de nómina electrónica como GouJana, el flujo completo queda automatizado: liquidas la nómina con sus devengados y deducciones, y el sistema genera el documento soporte en el formato oficial, lo firma, lo transmite al validador de la DIAN, guarda el CUNE de cada documento y contabiliza la nómina en tu software contable con el PUC colombiano. Si algo cambia después del envío, generas la nota de ajuste desde el mismo módulo.
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