Las prestaciones sociales en Colombia — prima de servicios, cesantías, intereses de cesantías — y las vacaciones son pagos obligatorios que todo empleador debe liquidar correctamente. En esta guía encuentras qué es cada una, su fórmula de cálculo, las fechas límite de pago y ejemplos numéricos completos sobre un salario de $2.000.000, para que nunca más tengas dudas al provisionarlas o pagarlas.
Las prestaciones sociales son beneficios económicos adicionales al salario que el empleador debe reconocer a todo trabajador vinculado con contrato laboral, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo. Las básicas son la prima de servicios, las cesantías y los intereses de cesantías. Las vacaciones, en rigor, no son una prestación social sino un descanso remunerado, pero se liquidan y provisionan junto con ellas, por lo que las incluimos en esta guía.
Aunque se pagan en fechas específicas del año, las prestaciones se causan mes a mes: por eso, en cada liquidación mensual de nómina se debe registrar su provisión contable. Una empresa que no provisiona llega a junio, diciembre o febrero sin la caja para pagar lo que ya debe.
Dos conceptos que usaremos en las fórmulas: la base salarial de prima y cesantías es el salario mensual más el auxilio de transporte (cuando el trabajador tiene derecho a él); para vacaciones el auxilio de transporte no se incluye. En los ejemplos usamos un salario de $2.000.000 sin auxilio de transporte, para mantener las cifras simples.
La prima de servicios equivale a un salario mensual por cada año trabajado, pagadero en dos cuotas semestrales:
Prima = (base salarial mensual × días trabajados en el semestre) ÷ 360
La base salarial incluye el salario, el auxilio de transporte y el promedio de pagos variables (comisiones, horas extra habituales) del semestre.
Trabajador con salario de $2.000.000 que laboró el semestre completo (180 días):
Si solo trabajó 90 días del semestre (por ejemplo, ingresó el 1 de abril): Prima = ($2.000.000 × 90) ÷ 360 = $500.000.
Provisión mensual sugerida: 8,33% de la base ($166.600 en el ejemplo).
Las cesantías son un ahorro obligatorio equivalente a un salario mensual por cada año de servicio (o proporcional por fracción), pensado como respaldo del trabajador al quedar cesante. El empleador debe consignarlas en el fondo de cesantías elegido por el trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente al que se causaron. Solo se pagan directamente al trabajador al terminar el contrato o en los retiros parciales que permite la ley (vivienda y educación).
Cesantías = (base salarial mensual × días trabajados en el año) ÷ 360
Al igual que en la prima, la base incluye el auxilio de transporte y el promedio de pagos variables. Si el salario cambió durante el año y no ha permanecido fijo en los últimos tres meses, se usa el promedio del último año.
Trabajador con salario de $2.000.000 que laboró el año completo (360 días):
Si trabajó solo 240 días del año: Cesantías = ($2.000.000 × 240) ÷ 360 = $1.333.333.
Provisión mensual sugerida: 8,33% de la base ($166.600 en el ejemplo).
Sobre las cesantías acumuladas, el empleador debe reconocer al trabajador un interés del 12% anual (o proporcional al tiempo trabajado), que a diferencia de las cesantías se paga directamente al trabajador, a más tardar el 31 de enero del año siguiente.
Intereses = (cesantías acumuladas × días trabajados × 0,12) ÷ 360
Con las cesantías del ejemplo anterior ($2.000.000 por un año completo):
Si las cesantías causadas fueron $1.333.333 por 240 días: Intereses = ($1.333.333 × 240 × 0,12) ÷ 360 = $106.667.
Provisión mensual sugerida: aproximadamente el 1% de la base salarial ($20.000 en el ejemplo).
Por cada año de servicio, el trabajador tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de descanso remunerado. Se liquidan sobre el salario ordinario vigente al momento de salir a vacaciones, sin incluir el auxilio de transporte ni el valor del trabajo extra.
Vacaciones = (salario mensual × días hábiles de vacaciones) ÷ 30, y la provisión por tiempo laborado: (salario × días trabajados) ÷ 720 (equivale a medio salario por año).
Trabajador con salario de $2.000.000 que cumple un año y disfruta sus 15 días:
Si se retira a los 6 meses sin haberlas disfrutado, se le compensan en dinero proporcionalmente: ($2.000.000 × 180) ÷ 720 = $500.000.
Provisión mensual sugerida: 4,17% del salario ($83.400 en el ejemplo).
En conjunto, prima, cesantías, intereses y vacaciones suman una provisión cercana al 21,8% del salario cada mes: sobre $2.000.000, unos $436.600 mensuales que la empresa debe tener contabilizados y disponibles. Todos estos valores pagados, además, se reportan en la nómina electrónica DIAN como parte de los devengados del trabajador.
Dos precisiones importantes. Primera: al terminar cualquier contrato laboral, el empleador debe liquidar y pagar de inmediato las prestaciones proporcionales pendientes — prima del semestre en curso, cesantías e intereses del año en curso y vacaciones no disfrutadas —, sin esperar las fechas anuales. Segunda: en los contratos con salario integral (pactado por escrito y equivalente como mínimo a 10 SMMLV más un factor prestacional del 30%), las prestaciones sociales ya están incluidas en la remuneración y no se liquidan por separado, aunque las vacaciones sí se conservan como derecho independiente.
Calcular prestaciones a mano exige recordar bases distintas, fechas límite distintas y proporciones por días trabajados, y un error se multiplica por cada empleado. Un software de nómina electrónica como GouJana provisiona automáticamente prima, cesantías, intereses y vacaciones en cada nómina, liquida los valores exactos en las fechas de pago, genera el reporte a la DIAN y deja la contabilización lista en tu software contable con el PUC colombiano. Y si el validador de la DIAN llegara a rechazar un documento, te será útil nuestra guía de errores comunes de la nómina electrónica.
¿Aún no dominas la liquidación mensual? Empieza por la guía de cómo liquidar la nómina en Colombia paso a paso.